Простые решения сложных проблем: линейные алгоритмы для эффективного управления бизнесом

От того, как выстроены процессы в компании, напрямую зависят прибыль, скорость работы и даже настроение сотрудников. Виктор Лучков, преподаватель Русской Школы Управления и автор книги «Бизнес-процессы: как это работает. Сила линейных алгоритмов», уверен, что линейные алгоритмы способны серьезно облегчить жизнь как руководителям, так и сотрудникам.

Содержание:

— Линейный алгоритм: просто и по делу

— Почему линейные алгоритмы выгоднее

— Как линейные процессы меняют философию управления

— Что получают участники курса в РШУ

— Какие типичные ошибки помогают устранить линейные алгоритмы

— Почему именно сейчас стоит внедрять линейные процессы

— Как происходит внедрение изменений после курса

Линейный алгоритм: просто и по делу

Линейный алгоритм — это простой и понятный набор действий: делай раз, делай два, делай три, получай результат. Тут нет ветвлений и сложных условий. Например, в онлайн-магазине это выглядит так:

• Пришел заказ.

• Проверили наличие.

• Подтвердили клиенту.

• Собрали товар.

• Отправили.

Каждый шаг заранее продуман, поэтому сотрудникам не нужно бегать к руководству с вопросами. Руководители не отвлекаются на мелкие решения и начинают работать стратегически, доверяя операционную работу команде.

Почему линейные алгоритмы выгоднее

Главное преимущество линейного подхода — скорость и простота. Мы не строим сложных схем с развилками и многочисленными условиями. Мы сразу создаем прямой, понятный маршрут от заявки до ее выполнения.

Когда процесс выглядит как прямая дорога от точки А до точки Б, он становится понятным даже новичкам в компании. Не надо терять время на согласования, уточнения и контроль. Мы не объезжаем ямы, а сразу убираем их с дороги. Это значит, что при проектировании процесса сразу решаются старые проблемы компании, которые раньше приходилось обходить. Вместо того чтобы бесконечно обсуждать и согласовывать, мы быстро выявляем проблему, публично признаем ее и устраняем окончательно. Такой подход экономит огромное количество времени и энергии сотрудников.

Как линейные процессы меняют философию управления

Линейные процессы создают совсем другую культуру управления. Мы перестаем «подруливать» — это когда руководитель постоянно вмешивается в мелкие операционные детали. Вместо этого все решения принимаются на этапе проектирования процесса.

Сотрудники получают больше свободы и самостоятельности, а руководители — возможность заниматься развитием бизнеса, а не тушением мелких пожаров. В итоге растет вовлеченность персонала и их ответственность за результат.

Что получают участники курса в РШУ

На курсе «Трансформация бизнес-процессов» в РШУ одна из основных тем — «Линейные алгоритмы бизнес-процессов». Линейный подход, который лежит в основе этой темы — моя авторская разработка. Эта методология ломает традиционные представления о моделировании процессов, предлагая вместо сложных разветвлений и условий простую и прозрачную схему без описаний разных вариантов протекания одного и того же процесса. 

 В процессе изучения темы собственники, топ-менеджмент и сотрудники осваивают:

• Системный подход к управлению компанией.

• Умение видеть процессы и их влияние на результат.

• Методики проектирования линейных процессов.

• Способы вовлечения сотрудников в улучшение процессов.

• Практическое внедрение новой системы управления.

После прохождения курса у руководителей и сотрудников формируется совершенно новый взгляд на управление — через процессы и результаты, а не через контроль и давление.

Какие типичные ошибки помогают устранить линейные алгоритмы

Ошибки, от которых избавляются компании после внедрения линейного подхода:

• Попытка создать сложные схемы всех процессов сразу. Это практически невозможно. Пока вы рисуете гигантскую карту процессов, все уже изменилось.

• Описание процессов без участия сотрудников. Такие процессы не работают, потому что не учитывают реальности и потребностей людей. Создание линейных процессов обязательно происходит с вовлечением ключевых сотрудников компании. Не просто их опросы специалистом-аналитиком, а личное участие в рабочих группах для договоренности о требованиях к взаимодействию между смежными подразделениями. Иначе линейные цепочки и связи не построить, они будут изначально «нежизнеспособными».

• Излишний контроль. Отсутствие в алгоритме «ромбиков ЕСЛИ», позволяет руководителям продумывать и создавать оптимальные цепочки взаимодействия смежных отделов и их сотрудников, что оберегает их от распространенной ошибки — держать все действия подчиненных под контролем. В оптимальном линейном алгоритме участие руководителей не требуется, а значит повышается доверие к сотрудникам, их самостоятельность.

• «Вертикальные колодцы» — отсутствие горизонтального взаимодействия. Когда каждое решение требует участия руководителей сверху вниз, это сильно тормозит работу компании. Лакмусовая бумажка этой ошибки: шаги или даже целые процессы с названием «Согласование». Любое согласование — это остановка процесса на неопределенное время, пока не оно не пройдет через всех руководителей, указанных в цепочке (листе) согласования.

• Локальная оптимизация процессов отдельных отделов вместо построения единой системы. Сквозной процесс должен идти от заявки клиента до ее выполнения, а не останавливаться на границе подразделения».

Почему именно сейчас стоит внедрять линейные процессы

Линейные процессы понятны каждому сотруднику, а не только топ-менеджерам и бизнес-аналитикам. В эпоху быстрых изменений такой подход особенно ценен. Компании должны быстро адаптироваться и сокращать издержки. А это возможно только при прозрачных и простых процессах.

Однако не все руководители готовы к такому подходу. Некоторые привыкли к сложным, запутанным схемам. Но жизнь показывает, что простота выигрывает всегда.

Как происходит внедрение изменений после курса

Внедрение изменений — это всегда отдельный проект. Сначала мы передаем методологию на бизнес-сессиях, затем сотрудники моделируют и оптимизируют процессы сами, а потом я сопровождаю команду, помогаю исправить ошибки и внедрить изменения».

Поддержка может быть очной или дистанционной — главное, чтобы сотрудники регулярно получали обратную связь и быстро исправляли ошибки.

Линейные процессы — это прямой путь к эффективному управлению. Чем проще и понятнее процессы, тем быстрее компания движется вперед, а сотрудники работают с удовольствием и ответственностью.